結論
会計ソフトやCRMで見積書と請求書のテンプレートを作り、トリガーを設定します。電話やフォームの後に見積書が自動で送られ、作業完了の登録で請求書が作られ、支払いまでリマインダーが続きます。電子署名と支払いリンクを付ければ、お客様はワンタップで承認と支払いができます。
手順
- テンプレート。サービス、料金、条件を入れた見積書と請求書のテンプレートを作る。
- 情報を1か所に。顧客と案件を1つのCRMまたはスプレッドシートで管理する。
- トリガー。新しいリードや通話の完了で見積書の下書きを作成し、作業完了で請求書を作成する。
- 承認と支払い。見積書に電子署名を、請求書に支払いリンクを付ける。
- リマインダー。返事のない見積書と未払いの請求書に自動でフォローする。
- 経理。支払い済みの請求書を会計ソフトに同期する。
節約できること
お客様の関心が高いうちに見積書が届き、請求書の送り忘れがなくなり、気まずい催促の電話も不要になります。経営者は通常、週に数時間を節約できます。
確認すべきこと
- 必要な記載事項や認定ソフトなど、国ごとの税金と請求書のルール（日本ならインボイス制度など）。
- 料金が変動する場合、送信前に誰が見積書を承認するか。
- 書類の保存場所と、誰がアクセスできるか。
Balabotが代わりに行うこと
Balabotは、地域の店舗から大企業・エンタープライズまで、世界中のあらゆる規模の企業にAIを導入するAIエージェンシーです。目標とご予算に合わせて最適な範囲をご提案します。 Balabotは今お使いのツールを連携し、電話の数分後に見積書、作業後に請求書が送られ、支払いが管理されるようにします。毎週の要約はWhatsAppで届きます。
自社のWhatsApp AIチャットボットは誰に設定してもらえますか？ガイドを読む
よくある質問
新しいソフトは必要ですか？
多くの場合、不要です。ほとんどの会計ソフトやCRMは、そのまま連携して自動化できます。
見積書をWhatsAppで送れますか？
はい。見積書と支払いリンクはWhatsApp、SMS、メールで送れます。
自国の請求書のルールに対応できますか？
税理士の要件と、事業を行う地域で認められた請求書ツールに合わせて設定します。
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