This policy explains what personal information Balabot collects, why, who we share it with, how long we keep it, and the rights you have. It applies to our website, to people who contact us, and to our clients. We wrote it to work for visitors and clients worldwide, including the European Union, the United Kingdom, the United States, Canada, Israel, Japan and the rest of Asia.
1. Who we are
Balabot is operated by Romeda Solutions (רומדה פתרונות), an exempt dealer (Osek Patur) registered in Israel, address 3 HaReuveni St., Ramat Gan, Israel ("Balabot", "we", "us").
Person in charge of personal information (including for Québec): the owner of Romeda Solutions
2. Two roles: our data and our clients' data
When we decide why and how information is used (our website, enquiries, our own clients and billing), we are the controller, also called the "business" or "data fiduciary" under some laws. This policy covers that information.
When we run services for a client (for example a WhatsApp bot, an AI phone receptionist or a CRM that talks to the client's customers), we act on the client's instructions as a processor or service provider. In that case the client's own privacy policy governs, and the client is responsible for telling its customers and obtaining any consent the law requires. Our Data Processing Agreement sets out our obligations to clients. If you are a client's customer and want to exercise your rights, please contact that business. We will help them respond.
3. What we collect
Contact form: name, phone number, email, the service you are interested in, the language you used, and any message you send.
Conversations with us: messages you send us on WhatsApp, email or phone, and our notes. We only record calls after telling you at the start of the call.
Client account and billing: business name, contact people, billing details, invoices and payment status. If you pay by card, the payment provider named on your invoice processes the card details; we do not see or store full card numbers.
Service data (on behalf of clients): content the client gives us or that flows through the services we run, such as customer messages, call audio or transcripts, bookings, leads and reviews.
Technical data: our hosting provider keeps standard server logs (IP address, browser type, time of request) for security and troubleshooting.
Preferences on your device: our website stores your language and day/night display choice in your browser's local storage so the site remembers them. This is not used for tracking.
No tracking: our website does not use advertising cookies, analytics cookies, tracking pixels or third-party fonts. Fonts and scripts load from our own server. If this changes, we will update this policy and ask for your consent first where the law requires it.
Please do not send sensitive information (health, financial account numbers, government ID numbers) through our contact form or chat with us.
4. Why we use it and our legal bases
Purpose
Legal basis (EU/UK GDPR and similar laws)
Answering your enquiry and preparing a proposal
Steps you asked for before a contract
Providing the services we agreed with a client
Performance of a contract
Invoicing, accounting and tax records
Legal obligation
Keeping our systems secure, preventing abuse, improving our services
Legitimate interests, balanced against your rights
Sending tips, offers and news
Your consent, which you can withdraw at any time
Defending legal claims
Legitimate interests / legal obligation
We do not sell personal information, and we do not share it for cross-context behavioural advertising. We do not use it for automated decisions that have legal or similarly significant effects on you.
5. Artificial intelligence
We use AI tools from third-party providers to deliver our services. We choose provider settings that do not allow your data to be used to train their general models when the provider offers that option, and we do not train our own models on client or customer data without permission. Bots and AI voices we deploy tell people they are talking to an AI where the law requires it, and AI-generated images and videos are labelled where required (for example under the EU AI Act).
6. Who we share it with
Service providers that host, process or transmit data for us, under contracts that limit their use of it: website hosting and contact form (Netlify), AI providers, messaging and telephony platforms (such as Meta/WhatsApp), email, CRM and automation tools, and payments. The current list is in Annex 3 of our Data Processing Agreement.
Professional advisers such as accountants and lawyers.
Authorities when the law requires it, or to protect rights and safety.
A buyer or successor if our business is sold or reorganised, under the same protections.
7. International transfers
We are based in Israel, which the European Commission recognises as providing adequate protection. Some providers process data in other countries, including the United States. Where required, we use safeguards such as the EU Standard Contractual Clauses, the UK addendum, the EU-US Data Privacy Framework (where the provider is certified) or equivalent tools, and we assess transfers where the law requires it (for example under Québec's Law 25, Japan's APPI or China's PIPL, where separate consent may be required).
8. How long we keep it
Enquiries that do not become clients: up to 24 months after our last contact.
Client and billing records: as long as tax and accounting laws require (generally 7 years in Israel).
Service data: for as long as the client instructs, then deleted or returned within 60 days after the service ends, unless the law requires us to keep it.
Server logs: typically up to 30 days, or as set by our hosting provider.
9. Security
We use access controls, encryption in transit, strong authentication and the least access needed for each person and tool. No system is completely secure. If a breach affects your information, we will notify you and the authorities where the law requires.
10. Your rights
Depending on where you live, you may have the right to: access your information and get a copy; correct it; delete it; restrict or object to some uses; receive it in a portable format; withdraw consent; opt out of sale, sharing or targeted advertising (we do none of these); and not be discriminated against for using your rights. Residents of Québec may also ask about de-indexing. To use your rights, email balabot.ai.contact@gmail.com. We will verify your identity and respond within the time the law sets (usually 30 days, sometimes 45). If we decline your request, you can appeal by replying to our answer.
You can complain to your data protection authority, for example an EU supervisory authority, the UK ICO, Israel's Privacy Protection Authority, the Office of the Privacy Commissioner of Canada, the Commission d'accès à l'information du Québec, or Japan's Personal Information Protection Commission. We would appreciate the chance to resolve it with you first.
11. Health information
We may run services for clinics and other healthcare businesses. In that role we process health information only as our client's processor and, in the United States, only under a signed Business Associate Agreement under HIPAA. We use such information only on platforms with the safeguards the law requires, and never through channels whose terms prohibit it.
12. Marketing messages
We send marketing emails, SMS or WhatsApp messages only with your opt-in consent, or where a law allows it for existing customers. Every marketing message identifies us and lets you unsubscribe. Replying "STOP" or using the unsubscribe link removes you, generally within a few days and always within the time the law requires.
13. Children
Our services are for businesses and adults. We do not knowingly collect information from anyone under 16 (or a higher age where local law requires). If you believe a child has sent us information, contact us and we will delete it.
14. Changes
We will post updates here and change the effective date. If changes are significant, we will tell clients directly.
Translations are provided for convenience. Where local law requires a version in a specific language, that version applies; otherwise, if versions differ, the English version applies.
Politique de confidentialité
Date d’entrée en vigueur : 12 octobre 2026 · Version 1.0
Cette politique explique quels renseignements personnels Balabot recueille, pourquoi, avec qui nous les partageons, combien de temps nous les conservons et quels sont vos droits. Elle s’applique à notre site, aux personnes qui nous contactent et à nos clients, partout dans le monde, notamment dans l’Union européenne, au Royaume-Uni, aux États-Unis, au Canada (y compris au Québec), en Israël, au Japon et dans le reste de l’Asie.
1. Qui sommes-nous
Balabot est exploité par Romeda Solutions (רומדה פתרונות), travailleur indépendant exonéré (Osek Patur) inscrit en Israël, adresse 3, rue HaReuveni, Ramat Gan, Israël (« Balabot », « nous »).
Responsable de la protection des renseignements personnels (y compris pour le Québec) : le propriétaire de Romeda Solutions
2. Deux rôles : nos données et celles de nos clients
Lorsque nous décidons de l’utilisation des renseignements (site, demandes, nos clients, facturation), nous sommes responsables du traitement. Cette politique couvre ces renseignements.
Lorsque nous exploitons un service pour un client (bot WhatsApp, réceptionniste IA, CRM, etc.), nous agissons sur ses instructions en tant que sous-traitant ou fournisseur de services. La politique de confidentialité du client s’applique alors, et il lui revient d’informer ses propres clients et d’obtenir les consentements nécessaires. Notre entente de traitement des données précise nos obligations. Si vous êtes client d’une de ces entreprises, adressez-vous à elle ; nous l’aiderons à vous répondre.
3. Ce que nous recueillons
Formulaire de contact : nom, téléphone, courriel, service souhaité, langue utilisée et votre message.
Échanges avec nous : messages WhatsApp, courriels, appels et nos notes. Nous n’enregistrons un appel qu’après vous en avoir informé au début de l’appel.
Compte client et facturation : nom de l’entreprise, personnes-ressources, données de facturation, factures et paiements. Si vous payez par carte, le fournisseur de paiement indiqué sur la facture traite les données de carte ; nous ne voyons pas les numéros complets.
Données de service (pour nos clients) : messages de leurs clients, enregistrements ou transcriptions d’appels, réservations, prospects et avis.
Données techniques : journaux du serveur conservés par notre hébergeur (adresse IP, navigateur, heure) pour la sécurité.
Préférences sur votre appareil : votre langue et votre mode jour/nuit sont enregistrés dans le stockage local de votre navigateur, sans pistage.
Aucun pistage : notre site n’utilise ni témoins publicitaires ou analytiques, ni pixels de suivi, ni polices tierces. Si cela change, nous mettrons cette politique à jour et demanderons votre consentement lorsque la loi l’exige.
N’envoyez pas de renseignements sensibles (santé, numéros de compte, pièces d’identité) par le formulaire ou la messagerie.
4. Finalités et fondements juridiques
Finalité
Fondement (RGPD et lois similaires)
Répondre à votre demande et préparer une proposition
Mesures précontractuelles à votre demande
Fournir les services convenus
Exécution du contrat
Facturation, comptabilité, impôts
Obligation légale
Sécurité, prévention des abus, amélioration des services
Intérêt légitime, mis en balance avec vos droits
Conseils, offres et nouvelles
Votre consentement, révocable à tout moment
Défense de droits en justice
Intérêt légitime / obligation légale
Nous ne vendons pas vos renseignements et ne les partageons pas à des fins de publicité ciblée. Nous ne prenons aucune décision entièrement automatisée produisant des effets juridiques ou similaires à votre égard.
5. Intelligence artificielle
Nous utilisons des outils d’IA de fournisseurs tiers. Lorsque l’option existe, nous choisissons des paramètres qui empêchent l’utilisation de vos données pour entraîner leurs modèles généraux, et nous n’entraînons pas nos propres modèles sur les données de nos clients sans autorisation. Nos bots et voix IA indiquent qu’il s’agit d’une IA lorsque la loi l’exige, et les images ou vidéos générées par IA sont signalées lorsque c’est requis (par exemple selon le règlement européen sur l’IA).
6. Partage
Fournisseurs de services liés par contrat : hébergement et formulaire de contact (Netlify), fournisseurs d’IA, plateformes de messagerie et de téléphonie (comme Meta/WhatsApp), courriel, CRM, automatisation et paiement. Liste à jour : annexe 3 de notre entente de traitement des données.
Conseillers professionnels (comptables, avocats).
Autorités lorsque la loi l’exige.
Acquéreur ou successeur en cas de vente ou de réorganisation, avec les mêmes protections.
7. Transferts internationaux
Nous sommes établis en Israël, pays reconnu par la Commission européenne comme offrant une protection adéquate. Certains fournisseurs traitent des données dans d’autres pays, dont les États-Unis. Nous utilisons alors les garanties requises (clauses contractuelles types, addendum britannique, Data Privacy Framework lorsque le fournisseur est certifié) et réalisons les évaluations exigées, notamment l’évaluation des facteurs relatifs à la vie privée prévue par la Loi 25 du Québec.
8. Durée de conservation
Demandes sans suite : jusqu’à 24 mois après le dernier contact.
Dossiers clients et facturation : la durée exigée par les lois fiscales et comptables (en général 7 ans en Israël).
Données de service : selon les instructions du client, puis supprimées ou restituées dans les 60 jours suivant la fin du service.
Journaux du serveur : en général jusqu’à 30 jours.
9. Sécurité
Contrôles d’accès, chiffrement en transit, authentification forte et accès minimal. Aucun système n’est infaillible. En cas d’incident de confidentialité vous concernant, nous vous aviserons, ainsi que les autorités, lorsque la loi l’exige.
10. Vos droits
Selon votre lieu de résidence, vous pouvez : accéder à vos renseignements et en obtenir copie ; les rectifier ; les faire supprimer ; limiter certains traitements ou vous y opposer ; les recevoir dans un format portable ; retirer votre consentement ; demander la désindexation (Québec). Écrivez à balabot.ai.contact@gmail.com. Nous vérifierons votre identité et répondrons dans le délai légal (généralement 30 jours). Vous pouvez porter plainte auprès d’une autorité, par exemple la CNIL ou une autre autorité européenne, la Commission d’accès à l’information du Québec, le Commissariat à la protection de la vie privée du Canada ou l’Autorité israélienne de protection de la vie privée.
11. Renseignements de santé
Pour des cliniques ou entreprises de santé, nous traitons ces renseignements uniquement comme sous-traitant et, aux États-Unis, uniquement après la signature d’un Business Associate Agreement (HIPAA). Nous ne les faisons jamais transiter par des canaux dont les conditions l’interdisent.
12. Messages de marketing
Nous envoyons des messages promotionnels uniquement avec votre consentement, ou lorsque la loi le permet pour des clients existants. Chaque message nous identifie et permet de se désabonner ; la demande est traitée dans le délai légal (10 jours ouvrables au plus selon la LCAP du Canada).
13. Enfants
Nos services s’adressent aux entreprises et aux adultes. Nous ne recueillons pas sciemment de renseignements sur des personnes de moins de 16 ans (ou un âge supérieur si la loi locale l’exige).
14. Modifications
Nous publierons les mises à jour ici et en aviserons directement nos clients en cas de changement important.
Lorsque la loi locale exige une version dans une langue précise (par exemple le français au Québec), cette version s’applique. Sinon, en cas d’écart, la version anglaise prévaut.
מדיניות פרטיות
בתוקף מ: 12 באוקטובר 2026 · גרסה 1.0
המדיניות הזו מסבירה איזה מידע אישי Balabot אוספת, למה, עם מי אנחנו משתפים אותו, כמה זמן אנחנו שומרים אותו ואילו זכויות יש לך. היא חלה על האתר, על מי שפונה אלינו ועל הלקוחות שלנו בכל העולם, כולל האיחוד האירופי, בריטניה, ארה״ב, קנדה, ישראל, יפן ושאר אסיה.
1. מי אנחנו
Balabot מופעלת על ידי רומדה פתרונות, עוסק פטור הרשום בישראל, כתובת הראובני 3, רמת גן („Balabot”, „אנחנו”).
האחראי על הגנת המידע (כולל לעניין קוויבק): בעל העסק, רומדה פתרונות
2. שני תפקידים: המידע שלנו והמידע של הלקוחות שלנו
כשאנחנו מחליטים למה ואיך משתמשים במידע (האתר, פניות, הלקוחות שלנו והחיובים), אנחנו בעלי השליטה במידע. המדיניות הזו חלה על המידע הזה.
כשאנחנו מפעילים שירות עבור לקוח (בוט וואטסאפ, מזכירה קולית, CRM וכדומה), אנחנו פועלים לפי הוראות הלקוח כמחזיקים או כספקי שירות. במקרה כזה חלה מדיניות הפרטיות של הלקוח, והוא אחראי ליידע את הלקוחות שלו ולקבל הסכמות לפי החוק. הסכם עיבוד הנתונים שלנו מפרט את ההתחייבויות שלנו. אם אתה לקוח של עסק כזה, פנה אליו ואנחנו נעזור לו לענות לך.
3. מה אנחנו אוספים
טופס יצירת קשר: שם, טלפון, אימייל, השירות שמעניין אותך, השפה ומה שכתבת.
שיחות איתנו: הודעות וואטסאפ, מיילים, שיחות טלפון והערות שלנו. אנחנו מקליטים שיחה רק אחרי שהודענו על כך בתחילתה.
חשבון לקוח וחיובים: שם העסק, אנשי קשר, פרטי חיוב, חשבוניות ותשלומים. בתשלום בכרטיס אשראי, ספק התשלומים שמופיע בחשבונית מטפל בפרטי הכרטיס, ואנחנו לא רואים את המספר המלא.
מידע שירות (עבור לקוחות): הודעות של הלקוחות שלהם, הקלטות או תמלולי שיחות, תורים, לידים וביקורות.
מידע טכני: ספק האחסון שומר יומני שרת (כתובת IP, סוג דפדפן, שעה) לצורכי אבטחה.
העדפות במכשיר שלך: השפה ומצב יום/לילה נשמרים באחסון המקומי של הדפדפן, ולא משמשים למעקב.
בלי מעקב: באתר אין עוגיות פרסום או אנליטיקה, אין פיקסלים ואין גופנים של צד שלישי. אם זה ישתנה, נעדכן את המדיניות ונבקש הסכמה כשהחוק דורש.
אל תשלחו מידע רגיש (רפואי, מספרי חשבון, מספרי זהות) דרך הטופס או בצ׳אט איתנו.
4. למה אנחנו משתמשים במידע ועל איזה בסיס
מטרה
בסיס חוקי (GDPR וחוקים דומים)
מענה לפנייה והכנת הצעה
צעדים שביקשת לפני התקשרות בחוזה
מתן השירותים שסוכמו
ביצוע חוזה
חשבוניות, הנהלת חשבונות ומס
חובה חוקית
אבטחה, מניעת שימוש לרעה ושיפור השירותים
אינטרס לגיטימי, מאוזן מול הזכויות שלך
טיפים, מבצעים ועדכונים
ההסכמה שלך, שאפשר לבטל בכל רגע
הגנה מפני תביעות
אינטרס לגיטימי / חובה חוקית
אנחנו לא מוכרים מידע אישי ולא משתפים אותו לצורכי פרסום מותאם. אנחנו לא מקבלים לגביך החלטות אוטומטיות לחלוטין שיש להן השפעה משפטית או דומה.
5. בינה מלאכותית
אנחנו משתמשים בכלי AI של ספקים חיצוניים. כשיש אפשרות, אנחנו בוחרים הגדרות שלא מאפשרות לספק לאמן את המודלים הכלליים שלו על המידע, ואנחנו לא מאמנים מודלים משלנו על מידע של לקוחות בלי רשות. הבוטים והקולות שאנחנו מפעילים מציינים שהם AI כשהחוק דורש, ותמונות וסרטונים שנוצרו ב-AI מסומנים כשנדרש (למשל לפי חוק ה-AI של האיחוד האירופי).
6. עם מי אנחנו משתפים
ספקי שירות שמחויבים בחוזה: אחסון וטופס יצירת קשר (Netlify), ספקי AI, פלטפורמות הודעות וטלפוניה (כמו Meta/וואטסאפ), מייל, CRM, אוטומציה ותשלומים. רשימה מעודכנת: נספח 3 של הסכם עיבוד הנתונים.
יועצים מקצועיים כמו רואי חשבון ועורכי דין.
רשויות כשהחוק מחייב.
רוכש או ממשיך אם העסק יימכר או יאורגן מחדש, באותן הגנות.
7. העברות לחו״ל
אנחנו בישראל, שהנציבות האירופית הכירה בה כמדינה עם רמת הגנה מספקת. חלק מהספקים מעבדים מידע במדינות אחרות, כולל ארה״ב. כשנדרש אנחנו משתמשים באמצעי הגנה כמו סעיפים חוזיים תקניים, מסגרת ה-Data Privacy Framework (כשהספק מוסמך) וכלים מקבילים, ועורכים הערכות כשהחוק דורש (למשל בקוויבק, ביפן או בסין, שם ייתכן שתידרש הסכמה נפרדת).
8. כמה זמן אנחנו שומרים
פניות שלא הפכו ללקוחות: עד 24 חודשים מהקשר האחרון.
רשומות לקוחות וחיובים: כמה שחוקי המס והנהלת החשבונות מחייבים (בדרך כלל 7 שנים בישראל).
מידע שירות: לפי הוראות הלקוח, ולאחר סיום השירות נמחק או מוחזר תוך 60 יום.
יומני שרת: בדרך כלל עד 30 יום.
9. אבטחת מידע
הרשאות גישה, הצפנה בתעבורה, אימות חזק וגישה מינימלית. שום מערכת אינה חסינה לחלוטין. אם תהיה פגיעה במידע שלך, נודיע לך ולרשויות כשהחוק מחייב.
10. הזכויות שלך
בהתאם למקום מגוריך, אפשר: לעיין במידע ולקבל עותק; לתקן אותו; למחוק אותו; להגביל שימושים מסוימים או להתנגד להם; לקבל אותו בפורמט נייד; לבטל הסכמה; ולבקש ביטול התחייבות לשיווק. כתבו ל-balabot.ai.contact@gmail.com. נאמת את זהותכם ונענה בזמן שהחוק קובע (בדרך כלל 30 יום). אפשר גם להגיש תלונה לרשות להגנת הפרטיות בישראל או לרשות הגנת מידע במדינה שלכם.
11. מידע רפואי
כשאנחנו עובדים עם מרפאות ועסקי בריאות, אנחנו מעבדים מידע רפואי רק כספק של הלקוח, ובארה״ב רק אחרי חתימה על הסכם Business Associate לפי HIPAA. לא נעביר מידע כזה בערוצים שהתנאים שלהם אוסרים זאת.
12. הודעות שיווקיות
אנחנו שולחים הודעות שיווקיות במייל, SMS או וואטסאפ רק בהסכמה מפורשת שלך, או כשהחוק מתיר ללקוחות קיימים. כל הודעה כזו מזהה אותנו ומאפשרת להסיר את עצמך בקלות, וההסרה מתבצעת בזמן שהחוק דורש.
13. קטינים
השירותים שלנו מיועדים לעסקים ולמבוגרים. איננו אוספים ביודעין מידע על מי שמתחת לגיל 16 (או גיל גבוה יותר אם החוק המקומי דורש). אם קטין שלח לנו מידע, פנו אלינו ונמחק אותו.
14. שינויים
נפרסם עדכונים בעמוד הזה ונעדכן את התאריך. על שינויים מהותיים נודיע ללקוחות ישירות.